Cauldron - Inschrijven, voorinschrijven en poortbetalen

Inschrijvingen vor onze evenementen zijn open voor iedereen. Inschrijven doe je online, door het gepaste inschrijfformulier in te vullen, waarna onmiddellijk een bevestigingsmail wordt verstuurd. Op het formulier kan je kiezen op welke manier je wil deelnemen ( speler, figurant enz. ) en vindt je ook de prijzen terug. Deze verschillen per event omdat meestal elke locatie anders is ( soms kampeerevent, soms kamphuis ) en ook omdat de catering voorzieningen anders zijn. Op de online inschrijving staat staats duidelijk vermeld wat je krijgt! Vaak wordt ook kortingen voorzien op de inschrijving als je voor een bepaalde datum inschrijft. Wie slim en tijdig plant kan dus heel wat euros besparen.

De inschrijving is pas officieel bevestigd als je ook daadwerkelijk betaald hebt. De tijd tussen inschrijving en betaling heet voorinschrijvingen. Een poortbetaling is voor mensen die geen overschrijving doen maar op het event zelf betalen. Omdat er er onduidelijkheden zijn en ook misbruiken hebben we de volgende regels ingevoerd het betrekking hiertoe. Deze kan je lezen in de detailsectie van dit bericht ! Lees ze aandachtig !

We merken dat we tegenwoordig wat geplaagd worden door onze Volzet aankondiging.

Op zich komt het nu voor dat enkele beloofde poortbetalers toch niet komen opdagen waardoor er op het event zelf plaatsen open zijn, en da tterwijl we weten dat er toch mensen zijn die graag willen komen maar niet kunnen door het 'Volzet' bordje.

We hebben besloten om vanaf nu af aan dan ook maar gewoon streng te gaan optreden.

Wie niet betaald heeft tegen de tijd dat het event aanbreekt riskeert dat zijn plaats ingenomen word door een betalende nieuweling.

Hoe gaan we dit aankondigen?

Allereerst noemen we het gedeelte van de inschrijvingen die niet betaald zijn op zich Voorinschrijvingen.

Als we zeggen dat deze volzet zijn dan betekent dat alle vrije plaatsen ingevuld zijn,alleen nog niet betaald.Wil je dus nog mee, dan kan dat door zo snel mogelijk in te schrijven en te storten.

De mensen die ingeschreven zijn en nog niet betaald hebben dus kunnen er dus van uitgaan dat de kans erin zit dat hun inschrijving nietig word verklaard; tenzij er nog mensne wegvallen en zo meer ruimte vrij komt.
We kunnen uit ervaring spreken dat elk event er wel 1 - 3 mensen wegvallen dus vlak voor een event is er meestal nog wel wat plaats.

Mensen die beloven aan de poort te betalen verliezen hiermee dat recht, en dit komt door enkele 'valse beloftes' van collega deelnemers, waardoor wij budgetair verlies hebben geleden, denk maar aan extra (vegetarisch)voedsel inkopen, slaapplaatsen reserveren, etc en uiteindelijk een kleiner budget hebben dan aanvankelijk gedacht door het ontbreken van die beloofde poortbetalingen.

Of om het simpel te zeggen: als je op reis gaat moet je ook niet op het vliegtuig komen betalen.

We vinden het jammer deze maatregel te moeten invoeren,maar we hebben weinig keus.