In mijn ervaring en opzicht als standhouder / animator was Mystic Fair één van de beste beurzen die ik ooit gedaan heb.
Natuurlijk zijn er altijd zaken die je als organisatie niet in de hand hebt: bvb het weer en de bezoekersaantallen, maar toch zijn er enkele opmerkelijke feiten die heel wat betekenen bij het houden van een beurs. Wat ons betreft een uitermate geslaagd festival.
VERSLAG
- Reclame. In de voorbije maanden kwam ik als regelmatig
bezoeker van ...'tig fantasy gerichte forums overal een post tegen over
de komst van de fair. Niet zomaar door forumleden die effe bespreken of
er iemand ging, wat je vaak ziet maar promogerichte posts van de
organisatie zelf. Nu komt dit soort reclame door organisatoren
maar zelden voor en hier gebeurde dat wel, en niet zomaar op een 5 tal
forums maar op een serieus aantal, van collega's tot larpsclubs, tot de
hobbyist, kortom als het met fantasy te maken had was er een postje van
Mystic Fair.
Persoonlijk vind ik dit een heel goede
reclamepoging, je bereikt immers het type bezoeker dat je wil zien op
de beurs: fantasy gerichte mensen met belangstelling voor de hobby en
de standhouders i.p.v. 'frigoboxtoeristen' die gewoon komen kijken naar
al de 'rare' mensen en hun snuisterijen, maar zelden wat kopen en
dan spottend lachend naar huis gaan.
Ook is een forum een
goede herinnering. De krant legt men na het lezen naast zich neer en
wordt snel vergeten, maar een regelmatig bezoek aan een forum met een
reclametopic doet mensen er constant aan herinneren dat het er aan
komt..
Dus hier een pluim, ik ken weinig tot geen fair
organisaties die hier zo intens gebruik van gemaakt hebben, naast alle
andere standaard reclametechnieken die er ook waren. Wij hadden hier
ook een kleine bescheiden hand in door op alle beurzen die we gedaan
hadden dit jaar ook flyers voor deze beurs te verspreiden.
Blijkbaar
had de pers het ook door dat er wat te doen was want de hele beurs lang
zijn we aangesproken door meerdere radio en tv presentatoren,
programmamakers, etc.. (Meer dan anders...)
- Aanwezigheid.. Op beurzen kom je al standhouder vaak de
organisatie tegen die even een rondje maakt. Hier was dit een
opvallende constante. Eender wanneer je door de drie hallen struinde
kwam je ofwel de hoofdorganisator ofwel zijn gemachtigde (en bijzonder
hartelijke ) assistent tegen.
Dit was een opsteker. Deze
organisatie evalueert duidelijk constant wat er binnen gebeurt, laat
zich zien en schuilt niet weg in een bureau of hoekje. Heb je ze nodig
dan heb je ze zo gevonden. Altijd aanspreekbaar en heel vaak druk bezig
met dingen te regelen ter onmiddelijke verbetering.
Dit vind
ik als standhouder belangrijk en geeft een goed gevoel van vertrouwen.
Het is nooit fijn wanneer je achter iemand aan moet gaan om wat te
regelen en hier ging dit vanzelf, wat leidt naar het volgende punt:
- No Stress ... Mystic fair was op dat vlak een droom om
aan deel te nemen. Een gezapige, gezellige sfeer waarin alles vlot
verloopt. Geen wachtrijen met de auto, strakke planning, nagelbijtende
schema's, gedoe met 'waarborg gelden bij in- en uitladen' , 'het moet
zus en zo of anders...' ' jij mag pas als... dan..'
Nee,
simpelweg autootje naast de stand plaatsen , uitladen op je eigen tempo
zonder medewerkers die zeuren dat die auto toch maar zo snel mogelijk
weg moet, en 's avonds hetzelfde verhaal. Geen gesleur naar een
'kilometer' verrre parking, geen files onder de standhouders en het
gebruikelijke gevloek van 'ik wil ook zo snel mogelijk naar huis'... ik
heb nog nooit zo'n soepele beurs gezien en er waren aardig wat
standhouders.
Ook het contact op de beurs was in dezelfde
sfeer. Wat het probleem ook was het antwoord was simpelweg 'Komt goed.'
; en binnen de kortst mogelijke keren kwam het ook goed.. Op andere
fairs moet je soms uren wachten, soms een halve dag, soms komt het ook
niet, hier was dat niet zo. Er ging meteen iemand voor je in de weer en
das fijn om te zien. Kan ik nog meer pluimen geven?
- Medewerkers . ja ik kan er nog
meer geven. En verdiende. De medewerkers waren stuk voor stuk
vriendelijke mensen die van aanpakken wisten. Het grote verschil was
hier dat dit geen 'studentjes' waren die een gratis fair krijgen voor
wat hulp, maar eigenlijk van de werking van een beurs weinig tot niets
afweten, van communicatie met standhouders niets afweten en soms ook
niets afweten van omgaan op een respectvolle manier met andere mensen.
Dit waren stuk voor stuk volwassenen die wel degelijk al deze zaken
goed onder de knie hadden, altijd even beleefd ,altijd even behulpzaam
en altijd geïnformeerd. Vroeg je iets iets dan wisten ze een antwoord
of werd er meteen voor je gebeld en kreeg je een antwoord ipv een
zoethoudend verhaaltje.
Voor dat soort mensen steken we dan
ook graag een handje toe als dat nodig is, want samenwerking was hier
een absoluut hoogtepunt.
- Voorzieningen. Standhouders werden verwend. Geen lidl
cola of fletse broodjes maar waren van één van nederlands beste
cateringbedrijven ' De Zwijgende Bask' En er werd niet op een bonnetje
gekeken... Prima geregeld !!
Overnachten bij de stand.. een
veiligheidsrisico? nee joh...Geen gedoe. En das fijn want probeer maar
es om 20 medewerkers te laten overnachten ergens op een beurs, vooral
als ze zelfs van Groningen komen hiervoor... Fijn te zien dat de
organisatie vertrouwen stelt in zijn standhouders !
Regent
het? Dan huren we een extra hal bij. Kost wat meer, jammer, maar het
belangrijkste is dat iedereen droog is en het naar zijn zin heeft. Wat
een prachtinstelling - zeker in een hal als Ahoy wat toch niet
hetzelfde is als effe een partytent neerzetten.
- Programma: Wauw, er was heel wat te zien, te horen en te
bleven. Qua muziek was de affiche weergaloos. Niet 1 topper en
kleintjes maar meerdere grote namen. Animatie was er ook volop, wij
stonden er met de volle bezetting en ook andere leuke acts zoals
Maerquin met hun grappige Orcpiraten waren van de partij. Ook aan de
sfeer in de verre hal 3 werd er gedacht door het inschakelen van de
muziekband Musica Bombastica (super! ) die de hele dag door leuke
melodietjes speelde waar zelfs geregeld een dansje op gedaan werd.
Gezellig en sfeervol..
Nog een opstekertje voor
onze medestandhouders : de fijne samenwerking met middeleeuwse
vechtgroep Langenort zorgde voor goed op elkaar afgestemde shows en
workshops, zodat het publiek geboeid kon blijven en van alle spektakel
kon genieten.
Om samen te vatten: Mystic Fair was voor mijn belevenis schitterend ,ontspannend en een echt plezier om aan deel te nemen.
We kijken dan ook al halsreikend uit naar de volgende.
Migs.