Beste deelnemer,

Welkom bij Cauldron! Dit is een praktische handleiding over hoe je eenvoudig kan deelnemen aan de Cauldron events.

Terminologie

Allereerst willen we je wat Larptermen bijbrengen die in de loop van de tekst zullen opduiken.

Voor meer terminologie verwijzen we naar onze site/forum.

OC: Out Character – buitenspel, de echte wereld

IC: In Character – In de leefwereld van je personage (character), in het spel.

NPC: Non Playing Character, figurant, iemand die geen speler is maar via rollenspel helpt te faciliteren voor spelers.

Butsen: vechten / actie met larpwapens

Props: materialen die het spel leuker maken, zoals bvb decors.

Loresheets : informatieve speltechnische documenten uitgereikt door de leiding.

Alle inschrijvingen zijn open voor iedereen

Wij discrimineren niet op grond van rang, stand of huidskleur. Alleen spelleiders van andere clubs zijn een aparte categorie die individueel beoordeeld worden en mogelijk zonder opgave van reden de toegang geweigerd kunnen worden.

Onze evenementen bestaan uit verschillende reeksen, varierend in spelvorm en zijn op zich geschikt voor een breed publiek, waarvan sommige evenementen meer aantrekkingskracht zullen hebben bij bepaalde spelers dan andere, afhangende van bvb hun leeftijd, inlevingsvermogen of zin in actievolle situaties.

Men kan steeds terecht bij ons voor een evaluatie over welk event het beste zou passen bij welke persoonlijkheid / wens van spel.

Bij uitzondering behouden wij het voorrecht om iemand als disciplinaire maatregel de toegang tot verdere events te ontzeggen, in geval van misgedragingen of schade ten opzichte van derden.

OC conflicten : OC diefstallen, OC gevechten en dergelijke, worden niet getolereerd. Afhankelijk van de feiten kan je van het terrein verwijderd worden en indien nodig zullen wij de politie verwittigen. Omdat wij weten dat conflicten zelden duidelijk zijn, kan je altijd terecht bij onze vertrouwenspersoon. Deze heeft volledige autonomie en je kan altijd bij haar terecht voor conflicten (om het even met wie !) , maar ook voor andere OC (emotionele) hulp.

Hoe inschrijven ?

1. Maak voor jezelf uit aan welk event je wil deelnemen. Elk soort event heeft zijn eigen karakteristieken:
2. Veel rollenspel / weinig rollenspel
3. High fantasy / low fantasy / Cyber
4. Veel butsen / weinig butsen
5. Leeftijdsgrenzen? Speciaal voor jongeren?
6. Massa event voor bvb. 150 deelnemers of meer / kleinschaliger voor bv. 60 deelnemers
7. Last but not least : de IC fantasy-wereld waar je in terecht zal komen

Elk event heeft zijn eigen website met massa’s gegevens over de spelwereld en de spelregels, foto’s van voorgaande edities en meer. Op het inschrijvingsformulier staat ook steeds hoeveel deelnemers we maximaal kunnen hebben gezien de accommodatie van de locatie zelf. De eventgids topic op de website en het forum kunnen ook een snelle impressie geven van de events. Niet alle events zijn op elk moment beschikbaar dus kijk ook al eens naar de “Online inschrijven” lijst. (puntje 3).Daar vind je ook de data weer van de reeds geopende inschrijvingen.

1. Maak nu voor jezelf uit welk soort deelnemer dat je wilt zijn :
   
   • Speler:
     

     Spelers zorgen zelf voor hun kostumering en bewapening. Moeders en oma’s hebben de neiging om geweldig te zijn in dat soort dingen. Veel spelers zijn zelf ook handig met naaimachines, maar je kan je uitrusting ook kopen in gespecialiseerde LARP winkels of op fairs enzo. Je vindt informatie daarover in de kleding topics op de site en op het forum.

     Heb je zelf geen echte passende kleding of wapens dan kan je bij de club terecht voor het huren van materiaal.

     Let wel, we staan erop dat ons materiaal correct gebruikt wordt en zullen bij eventuele beschadigingen vergoedingen eisen.

     De huurprijzen zijn doenbaar voor beginnende spelers en starten al vanaf enkele simpele euros.

     Rol:

     Je speelt je eigen verzonnen rol gedurende heel het event en als je personage doodgaat, maak je een ander character aan. Bij voorkeur eentje dat niets met je voorgaande rol te maken heeft en met een ander kostuum (OC wraakacties via een nieuw IC personage zijn bijzonder onsportief en worden niet getolereerd).

   • Figurant – Monster – NPC:
     

     Figuranten krijgen voortdurend andere rollen toegewezen en worden voorzien van kostuums en props die bij hun rol horen. Ook monsterrollen worden aan hen toebedeeld. Monsterrollen zijn meestal gewoon bepaalde slechteriken (denk aan Orcs, Goblins, struikrovers, zombies…), die enkel voor gevechten bestemd zijn (dus geen praatrol).

     Mensen die vaker over de vloer komen kunnen ook vaste NPC personages krijgen en zo een beetje ‘meespelen’ op zich, aangezien bepaald plot rond hen ook geheim is.

     Het is dus belangrijk om aan te geven of je wel vaker wenst te komen.

   Beide deelnemervormen (speler en figurant) hebben een bepaalde prijs die varieert per event naargelang de accommodatie. De prijzen staan steeds vermeld op het inschrijvingsformulier.

2. Nu ben je klaar om je daadwerkelijk in te schrijven. Op de homepage van Cauldron vind je een link naar “Online inschrijven”. De events waar je op dat moment voor kan inschrijven worden dáár bijgehouden. Kies voor het event waar je volgens het eerste puntje wou aan deelnemen. Indien niet beschikbaar, kan je kijken naar de event kalender wanneer je event de volgende keer zal georganiseerd worden. De inschrijvingen gaan ruim van tevoren open. Je kunt ook het forum raadplegen.

   Lees het online invulformulier aandachtig en vul het zo accuraat mogelijk in. Belangrijk is ook na te kijken bij de “faciliteiten” welke catering enz. voorzien worden, want bij kampeerevents moet je vaak in je eigen eten voorzien. Bijna altijd zijn er doorlopend snacks (tosti’s, frieten, frituursnacks…) te verkrijgen aan de bar. Drank en snacks worden afgerekend via drankkaarten die aan het begin van het event tegen betaling te verkrijgen zijn en voor alle events van Cauldron blijvend geldig zijn. Kijk ook de prijs die je zal moeten storten na, want er worden kortingen voorzien. Hoe vroeger je ingeschreven en betaald hebt, hoe minder je hoeft betalen. De kortingsperioden en bedragen staan aangegeven op het online inschrijfformulier (speler/figurant).

   Als alle gegevens ingevuld zijn, klik je op versturen en wordt het formulier automatisch naar de administratie verstuurd. Een kopie wordt ter bevestiging gestuurd naar het opgegeven e-mailadres. Het is dus erg belangrijk dat dit adres een geldig adres is en dat jij regelmatig op post controleert. Je krijgt via de e-mail vlak voor het event ook een briefing met extra gegevens voor het event. Dit gebeurt een week voor het event, meestal de maandagavond.

   Indien je betaling in orde is kan je ook terecht op het ledenforum voor eventuele vragen of gesprekken.Mocht dit niet automatisch gebeuren dan kan je via een simpel e-mailtje daar onze aandacht op vestigen.

   Mensen die niet ingeschreven zijn voor events of niet administratief rond zijn kunnen terecht op het publieke forum op de site.

3. Nu dat je ingeschreven bent is het belangrijk dat je zo snel mogelijk ook daadwerkelijk het bedrag stort. Enkel de datum waarop het geld op onze rekening staat, bepaalt bij welke kortingsperiode jou inschrijving geregeld is. Mochten er problemen zijn, wend je dan tot cauldron@bene.ws. Zolang het geld niet gestort is, geld je enkel als voorinschrijving, wat er toe kan leiden wanneer er een groot aantal kandidaat-deelnemers is, dat je plaats naar iemand anders gaat die wel sneller betaald heeft. Je komt in dat geval wel op een reservelijst voor als er deelnemers annuleren. Indien wij jouw deelname om deze redenen “annuleren”, krijg je uiteraard je inschrijvingsbedrag 100% teruggestort.

   De administratie stuurt geregeld betalingsbevestigingen uit. Dit doen we om je te laten weten dat je door ons gecheckt bent en dat het geld ontvangen is. Echter door de vele events en de vele deelnemers doen we dit niet elke dag of zelfs elke week, maar periodiek naargelang ons werkschema het ons toelaat. Het heeft dus geen zin om ons te mailen voor een bevestiging, die krijg je wanneer wij er mee bezig zijn en niet op eigen verzoek. Uiteindelijk zouden we niets anders meer doen als we op elke aanvraag ingaan, dus vandaar deze regel. De bevestiging ligt immers altijd bij jezelf, heb je een overschrijving gedaan, kijk voor jezelf of het van je rekening afgegaan is en je bent al voor 85% gerustgesteld. Dan is het verder gewoon even wachten op de bevestiging van ons uit en je bent klaar wat dat betreft.

Voorbereiding op een event

1. Als je FIGURANT bent, kan jij je best wat meer verdiepen in de spelregels en de details van de setting door de site te raadplegen. Wacht geduldig af op briefings. Het heeft geen zin om drie maanden voor een event reeds de spelleiding te bestoken met vragen over welke ‘gave’ rol je nu al of niet krijgt. Het forum heeft ook een npc-gedeelte met standaardinfo en ter plaatse worden ook handleidingen aangereikt om in te kijken. Je komt als figurant dan ook best zo vroeg mogelijk aan op het event om deze in te kijken en jezelf te verdiepen in het hoe en wat van de speelwereld. Hoofdscenario's en diepgaande plotlijnen worden zelden meegedeeld en krijg je pas te horen als het moment daar is.
2. Als je SPELER bent, kan jij je ook best wat meer verdiepen in de spelregels en de details van de setting door de site te raadplegen. Je moet immers gaan beslissen welk character je wilt spelen op het event en pas dan kan je ook je kostuum gaan samenstellen. (omgekeerd kan en mag ook uiteraard J) Voor de Shadowrifts gebaseerde events is er een online character generator beschikbaar waarmee je je character volgens de Shadowrifts regels kan samenstellen. Na inschrijving ontvang je hiervoor een toegangscode en moet je ook een account maken.Lees meer hierover in : http://www.cauldron-nl.bene.ws/shadowrifts/chargen_faq.php Let vooral op dat je bij gebruik je volledige naam ingeeft en geen alias of voornaam. Dit kan tot problemen leiden en je harde werk gewist doen worden, zonder verder commentaar.Wij moeten exact weten wie eigenaar is van welk character. Spelen (zomaar onnodige personages maken bvb) met de generator is verboden en kan leiden tot verbod op het gebruik.

Vervoer: Indien je geen eigen vervoer hebt kan je via het forum navragen of je met iemand een stukje kan meerijden. Voor het OV worden meestal wel pendels voorzien vanaf het dichtstbijzijnde busstation van de event locatie, ook af te spreken via het forum. Denk eraan: dit is een GUNST van de mensen die je vervoeren en geen RECHT. De pendelpersonen zijn vrijwilligers..Wil je dit ook doen voor dat event? Geef je dan even op per mail een week voor het event.

Lees voor het evenement de briefing nog eens goed na en wees stipt met de aangeduide aankomsttijden. Een deel van de thrill zit in het verrassingseffect van een mooi aangeklede locatie. Daarom worden SPELERS niet toegelaten wanneer de CREW en FIGURANTEN nog aan het opbouwen zijn. We zijn hier bijzonder streng in, zonder medeleven, ook al rijd je met een npc’er mee of eender wat..Het beste wacht je dan even in de plaatselijke cafetaria tot de aankomsttijd aangebroken is.

Het Evenement zelf

• Bij de aanvang van het evenement heeft een incheck plaats: registratie dat je er bent, afhandeling van betalingsproblemen, waarborg, aankoop drankkaarten, spelersenveloppen, wapenkeuring en eventueel kostuumkeuring.
• Spelersenveloppen bevatten voor bestaande spelers je bezittingen van eerder events, of voor nieuwe spelers je startkapitaal.
• De wapenkeuring dient er op toe te zien dat je met veilig materiaal vecht. Bij twijfel kan het gebeuren dat je wapen tijdelijk in beslag wordt genomen tot na het event.
• Je krijgt ook informatie over het verdere verloop (bvb slaapplaatsen) en als je nog bepaalde OC vragen/opmerkingen hebt die je nog niet eerder gemeld hebt, kan je die dan best stellen. De mensen aan de incheck zijn niet altijd op de hoogte van je IC personage dus daarover hoef je het met hen niet te hebben, daarvoor moet jij je wenden tot de spelleiding. Het is fijn als alles lekker op voorhand geregeld is, dus probeer tijdig je administratie rond te hebben, liefst een tweetal weken voor het event.
• Bij de aanvang van het spel is er meestal een korte briefing en vanaf dan dompel je onder in een boeiend LARP avontuur.
• Op het einde van het event (meestal zondag namiddag), wordt na het spel een eindbriefing gehouden, wordt al dan niet een maaltijd geserveerd (staat vermeld op het inschrijvingsformulier), daarna kan je spullen bij elkaar ruimen en liefst meehelpen met de afbouw. Ruim op zijn minst je eigen slaapplek zo netjes mogelijk op! Er is na een event altijd gigantisch veel opruimwerk te verrichten en het is fijn als iedereen een handje toesteekt, want IEDEREEN is dan moe, ook de crew en de spelleiding, die als laatste het pand zullen verlaten. Vele handen maken licht werk!
• De outcheck heeft dan ook plaats: inleveren spelersenveloppen, waarborg, enquête formulier, etc. Let erop dat je spelersenvelop AL je IC bezittingen moet bevatten die eigendom zijn van de club, en alsook alle Loresheets of IC documenten.
• Let bij het inpakken AUB op je eigen spullen. Het handigste is op voorhand een checklist maken die je bij afloop kan nalopen, maar elk event weer vergeten mensen zoveel spullen die elke keer weer wat extra werk geven om die terug te bezorgen. Van schoenen tot larpspullen, je houdt het niet voor mogelijk wat er allemaal vergeten wordt, dus let daarop a.u.b.! De club houdt verloren voorwerpen tot maximaal drie maanden bij zich, waarna ze vernietigd worden.

Na het evenement

Vrijblijvend uiteraard zijn er nog een aantal dingen die je kan doen na het evenement die de ervaring nog voller kunnen maken.

• Check het forum. Meestal zijn er nog praatjestopics over het voorbije event. Het “De leukste momenten van …” topic is een klassieker.
• Verloren voorwerpen: elk evenement zijn er mensen die wat vergeten zijn : schoenen, onderbroeken, tandenborstels, truien, T-shirts, sleutels, etc.. Die worden door de spelleiding samengebracht en tijdelijk opgeslagen in de stapelplaats. Wanneer je wat kwijt bent, ga dan naar het verloren voorwerpen topic op het forum en post er wat je kwijt bent. Het gebeurt dat je per ongeluk zakjes of spullen mee hebt van iemand anders. Het gaat er soms chaotisch aan toe want iedereen wil naar huis of is moe.. Wees niet beschaamd en post ook die op het verloren voorwerp topic. De rechtmatige eigenaar zal maar al te blij zijn dat hij zijn spullen terug kan krijgen.
• Schrijf de ervaringen van je personage in de charactergenerator. Het kan soms maanden duren tussen verschillende edities van een LARP event en een mens vergeet redelijk snel. De geheugensteuntjes die je daar plaatst zijn voor ieder een welkom punt.
• Schrijf je in voor het volgende Cauldron LARP evenement en probeer zeker eens een ander type event van ons.